Examinando por Materia "Document management"

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    Complementar la formación académica y la práctica profesional de la estudiante de derecho, quien desarrolla actividades formativas sustantivamente relacionadas con la propuesta curricular del programa en la Secretaría General de la Corte Suprema de Justicia.
    (2023) Flórez Pelufo, Gina; Zúñiga Mercado, Rafael
    El siguiente informe suministra la labor realizada en la dependencia de la Secretaría General de la Corte Suprema de Justicia por un período de 5 meses, en la cual tiene como objetivo principal fortalecer los conocimientos jurídicos y administrativos adquiridos durante lo largo de la carrera profesional y las prácticas laborales, brindando el apoyo desde la Secretaría General al Presidente de la Corte Suprema de Justicia con la revisión, gestión, trámite de los derechos de petición interpuestos por particulares y servidores judiciales de la Corte Suprema, por medio de los correos electrónicos institucionales y también apoyando a las gestiones documentales de la Presidencia de la Corporación.
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    Diseño de procedimiento de gestión documental y archivos de la unidad de atención al usuario de la IPS Otorrinolaringólogos Asociados de Córdoba S.A.S
    (2023-01-18) Pérez Pérez, Saidy Patricia; Durán Rojas, Elvira; Trujillo Díaz, Aura María
    Document management allows the good management of the information of any organization. The Provider Institution of Associated Ear Nose and Throat Health Services of Córdoba S.A.S. (OTOC) does not have the document management and file management procedure of the User Service unit; therefore, the purpose of this business practice was to design said procedure. As a technique, the interview was used, which was carried out with the person in charge of the User Service Unit to know the information generated and that received from other units, as well as the person in charge of billing to know the documentation they receive from is; added to this, the referring documentation that OTOC S.A.S. for these units and the current regulations of the admission and billing process. According to what was obtained, it was possible to develop the new document management procedure for the User Service Unit of OTOC S.A.
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    Diseño de un plan de mejoramiento al proceso de gestión documental en el Área de Tesorería de la Corporación Autónoma Regional de los Valles del Sinú y del San Jorge, CVS
    (2022-08-13) Pastrana Herrera, Maira Alejandra; Valencia Burgos, Luis Carlos
    El presente informe expone el desarrollo de las prácticas empresariales realizadas en la CVS, bajo la subdirección de Tesorería, mostrando las ineficiencias existentes en los sistemas de gestión de los documentos físicos de la organización teniendo como finalidad el desarrollo de una serie de pautas necesarias para darle solución a ello. De allí que, se diseñará un plan de mejoramiento basado en su SGI especificado al área tesoral, por su parte, las actividades desarrolladas en las practicas se enfatizan en la mejoría organizacional, la necesidad de contar con el personal capacitado, y a su vez que los lineamientos del sistema actual se hagan efectivos. Hoy día, la manera en la que se administra el recurso documental físico en una organización influye en el correcto desarrollo de sus funciones, siendo la gestión documental un proceso imprescindible para ello, que con los años ha evolucionado; es así como el oportuno manejo de la evidencia archivística en el área tesoral es primordial para cualquier entidad pública. En la Corporación Autónoma Regional de los Valles del Sinú y del San Jorge (CVS) se han establecido mediante actas, guías y formatos, diversos modelos y metodologías para desarrollar una buena labor, es una empresa que desde 1973, ha desarrollado un Sistema de Gestión Integral (SGI) que contempla cada uno de los procesos que lleva la corporación, entre las cuales están la distribución documental y la organización de archivo para todas las áreas organizacionales, sin embargo, a la fecha existen falencias en la dependencia por la incorrecta aplicación del SGI.
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    Diseño de una base de datos para actualización y verificación de los beneficios de auxilio educativo y subsidio familiar en la nómina de los funcionarios de la Universidad de Córdoba
    (José Fernando Julio Suárez, 2023-08-27) Julio Suárez, Jose Fernando; Pérez Varilla, Iparco Darío; Bettín Yánez, Juan Carlos; Pérez Varilla, Iparco Darío
    La Universidad de Córdoba es una institución pública de educación superior encargada principalmente de la formación integral de personas con aspiraciones profesionales, cada rama del conocimiento está conformada por ciencias básicas relacionadas con la producción agroindustrial, las ingenierías las ciencias humanas, la salud y la educación en general. Ahora bien, como cualquier organización, el uso de programas y softwares informáticos son de gran utilidad en el desarrollo de actividades, estas herramientas tecnológicas son de gran ayuda al momento de optimizar cada proceso que se maneja, permitiendo de este modo mantener una centralización interna en cuanto a la documentación y el manejo de datos de sus colaboradores, los cuales son requeridos para la realización de trámites como pagos, inscripciones, registro y admisiones, procesos que además se realizan manejando documentación física y virtual.
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    Estandarización de la información y desarrollo de los informes de seguimiento y control en la prestación del servicio de alumbrado público
    (2023-08-25) Dumar Dereix, Jalilla María.; Echeverri Flórez; Heidi María
    Este documento contiene la implementación de un Sistema de Gestión Documental en una empresa de consultoría a la prestación del servicio de alumbrado público, con el fin de mejorar y estandarizar los procesos de almacenamiento y manejo de la información tanto física como digital. Asimismo, contiene la mejora del desarrollo de los informes de consultoría.
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    Estrategias para el fortalecimiento de la gestión de ingresos y el flujo de tesorería en la corporación autónoma regional de los Valles del Sinú y del San Jorge (CVS)
    (Universidad de Córdoba, 2024-08-14) Mestra Villegas, Lineth Margarita; Hernández Nievez, Hernán; Bustos Pelayo, José María; García, Héctor
    Este informe presenta un plan de mejoramiento para optimizar la gestión documental y el manejo de la información financiera en el área de Tesorería de la Corporación Autónoma Regional de los Valles del Sinú y del San Jorge (CVS). A través de un diagnóstico detallado, se identificaron problemas como la acumulación excesiva de documentos físicos, desorganización en el archivo y falta de integración oportuna de soportes financieros. Se propone implementar un sistema de gestión documental digital que incluye la digitalización de documentos, integración automática de soportes, redistribución de cargas laborales, capacitación del personal y seguimiento continuo. Estas medidas buscan mejorar la eficiencia, accesibilidad y control de la información financiera, facilitando el cumplimiento de las funciones del área y fortaleciendo la transparencia en el manejo de recursos. La implementación de este plan contribuirá a modernizar los procesos, reducir costos operativos y aumentar la confianza en la gestión financiera de la CVS.
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    Implementación de estrategias para mejorar la oportunidad en la entrega de documentos clínicos en la clínica de Traumas y Fracturas -Especialistas Asociados S.A en Montería, 2024
    (Universidad de Córdoba, 2024-06-21) Olivares Aguilar, Lisbeth; Espitia Cabralez, Enalbis Esther; Espitia Cabrales, Enalbis Esther; López Dickson, Emperatriz del Carmen; Brunal Altamirada, Felipe Andres
    El presente trabajo aborda la problemática de la ineficiencia en la entrega de documentos clínicos en el área de Gestión Documental de la Clínica de Traumas y Fracturas - Especialistas Asociados SA en Montería, Colombia. La entrega oportuna de estos documentos es crucial para la calidad de atención al paciente y la eficiencia operativa de la clínica. El objetivo general fue implementar estrategias para mejorar la oportunidad de entrega de documentos clínicos. Se realizó un estudio de intervención en el área de Gestión Documental, beneficiando a personal administrativo y pacientes. La metodología se desarrolló en cinco fases: diagnóstico, diseño de estrategias, implementación, evaluación del impacto y análisis comparativo global. Se utilizaron técnicas de observación directa, revisión documental, capacitaciones y evaluaciones al personal. Los instrumentos incluyen formatos de registro, material didáctico para capacitaciones y herramientas de análisis de datos. Se emplearon computadoras y software de procesamiento de texto para el análisis y presentación de resultados. Los resultados cuantitativos mostraron una mejora del 18,3% en el conocimiento del personal sobre procesos de gestión documental, con un 98,3% de comprensión sobre el concepto de historia clínica y un 91,7% de conocimiento sobre tiempos de respuesta. Cualitativamente, se veló por una mayor eficiencia en los procesos y una mejora en la satisfacción del personal y usuarios. El proyecto inició una base sólida para futuras mejoras en la gestión documental del sector salud, destacando la importancia de la capacitación continua y la adaptación de estrategias a contextos locales específicos.
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    Mejora del proceso de pago a travez de un sistema de gestion documental en el area financiera de la empresa URRA S.A.E.S.P.
    (Universidad de Córdoba, 2024-08-23) Pinto Días, Luifer Andrés; Hernández Nieves, Hernán; Castro, Dina; Mosquera, Guillermo
    El manejo de la documentación financiera es de vital importancia para las organizaciones, independientemente del sector económico en el cual operan, sin embargo, la gestión documental difiere para cada tipo de organización. De hecho, todas las organizaciones son diferentes y sus casuísticas también, por lo tanto, nunca un sistema de gestión documental servirá para un mismo tipo de organización y dado que no hay un modelo genérico, cada organización debería personalizar su gestión documental, especialmente, la gestión documental interna como la financiera.
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    Mejora en el área de trabajo de central de cuentas, a través de la combinación e implementación de gestión documental y la metodología de las 5s “orden y limpieza” en la Gobernación de Córdoba
    (2023-07-14) Mosquera Pinilla, Juan David; Suárez Domínguez, Edison Alberto; Blanco Ramírez, Daira Ruth
    El presente trabajo de grado pretende mostrar los resultados obtenidos al implementar la metodología de las 5`S en combinación de la gestión documental, mejorando la organización y visualización de los puestos de trabajo en la Gobernación de Córdoba, específicamente en área de Gestión Financiera. La metodología 5S es una herramienta que trata de establecer y estandarizar una serie de rutinas de orden y limpieza en el puesto de trabajo (Manzano & Gisbert, 2016); se utiliza para configurar y mantener la calidad del entorno de trabajo en una organización (Ghodrati & Zulkifli, 2012). 5S es la metodología de creación y mantenimiento de un lugar de trabajo bien organizado, limpio, de alta eficacia y de alta calidad (Shaikh, et al, 2015). La metodología se basa en la representación de acciones que son principalmente relacionadas con etapas como la clasificación de lo necesario y lo innecesario, la ordenanza de lo que se necesita realmente, la limpieza del puesto de trabajo y de las áreas identificadas, la estandarización de las metodologías y por último la disciplina que deben optar en las oficinas.
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    Practica empresariales “bases para la creación e implementación de sistema de clasificación documental de la rama judicial en la seccional de Córdoba”
    (Universidad De Cordoba, 2024-01-25) Dueñas Durango, Jorge Armando; Barreiro Pinto, Francisco Ricardo; Zakzuk Hernadez, Milton Eduardo; Peña Salgado, Pierre Augusto
    El siguiente informe redacta el proceso de prácticas realizados en la entidad gubernamental rama judicial, describe las actividades realizadas como practicante en la gestión de proyectos y la participación en estos mismos, describe las propuestas de mejoramiento por parte del estudiante y como estas ayudaron en la entidad de forma positiva
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    Procedimiento para la gestión documental y de registros en la E.S.E Camu Santa Teresita, Lorica – Córdoba
    (2023-01-17) Padilla Arteaga, Oscar Fernando; Nieves Julio, Yesenia Patricia
    It is known that, currently, due to advances in technology, document digitization has emerged as an alternative, for the search for improvement in document management procedures in organizations. Therefore, it has become necessary to reduce the generation of paper documents, and in turn with this, the adoption of electronic documentation, in addition to the application of technological tools that serve as support for document management. Likewise, the need to control and mitigate the risks that may threaten the security and conservation of digital documents has been presented. Based on the above, it was necessary to make a diagnosis, and carry out a research process in the E.S.E CAMU SANTA TERESITA, using as an instrument for the collection of information, surveys directed at the collaborators of the areas involved in the documentary processes. Consequently, it was possible to determine the existence of certain difficulties that may arise in the handling of files and documentation. Also evidencing that, in the entity, despite the fact that certain processes and activities have been developed, a procedure for document management has not really been implemented, which conforms to the general law on archives, with which a solution is offered to the potential problems, it is intended to systematize the processes, which allows an adequate management of the information, and that guarantees the conservation and preservation of the digital documents
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    Propuesta para la implementación de un software para uso administrativo, presupuestal y contable de la personería del municipio de Tierralta
    (2022-08) Madera Bermúdez, Angélica; Bustos Kerguelén, José María Pelayo
    This work highlights the functions of the municipal office as a public entity and which are of utmost importance in the defense of the rights and the restitution of their rights to the most violated, as well as we will also find the operation, management and control in each of the areas that compose it, from the administrative and budgetary, to the legal area and how each of these areas are working manually, without any control and security in the information. All this was achieved through the application of various methods that allowed a deep analysis of the information obtained, which allowed to make a proposal for improvement for the entity, taking into account the guidelines to which public entities are subject.
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    Propuesta para la mejora de los procesos de gestión de pago a terceros y gestión documental en el área de tesorería de la corporación autónoma regional de los valles del Sinú y del San Jorge (CVS) Montería - Córdoba 2023
    (2023-07-29) Jaramillo Calera, Carlos Alberto; Castillo Lozano, Aura Esther
    Tanto la gestión de pagos como la documental son tareas que atañen múltiples funciones a desarrollar dentro de la CAR-CVS, ambas actividades requieren llevar un control riguroso puesto que a diario las empresas hacen pagos a terceros ya sea por la prestación de un servicio o por la adquisición de algún bien; dicha actividad debe ser debidamente registrada para tener un soporte de que efectivamente se hizo determinada transacción, soportes que posteriormente sirven como método de consulta. Normalmente estas actividades se realizan en el área de tesorería, ya que es la dependencia encargada de subsanar y registrar todas las obligaciones contraídas por parte de la entidad. La gestión de pagos es una tarea que se encuentra dentro del área de tesorería en el departamento administrativo y financiero de la Corporación Autónoma Regional de los Valles del Sinú y del San Jorge, dicha labor requiere de un debido control y administración de las transacciones monetarias a favor de terceros. Es por ello que la gestión de pagos debe funcionar de manera estandarizada y racional a fin convertir el proceso en una labor mucho más simple y dinamizada. La gestión documental hace parte de la gestión de cobros y de la de pagos y se da igualmente en el área de tesorería ya que esas transacciones monetarias se registran, se clasifican y se ordenan con el propósito posibilitar la consulta de dichas transacciones producidas y/o recibidas en la organización. La gestión documental es importante teniendo en cuenta que permite tener el control de los documentos producidos y/o recibidos.
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    Sistema de gestión para la legalización y organización de los procesos contractuales con especialistas y prestadores de Medicina Integral S.A.
    (2022-03-11) Payares Fuentes, Dina Luz; Racine Vergara, Fabián José
    This document consists of a report of business practices, which were carried out in the contracting area of the health services provider institution - Medicina Integral S.A. and supervised by the coordinator of the area. The improvement proposal for the entity in question is determined by the design of strategies to contribute to the improvement of the entity's contractual processes, as well as the implementation of a document management system in which all the information handled in the area of contracting with specialists and health service providers is compiled. With the implementation of this proposal, it is intended that the documentation concerning the contractual processes is organized and duly filled out. Likewise, the digitalization of information is encouraged due to the positive impact it has on the environment and the optimization of time. The type of research to which this study corresponds is descriptive, with a mixed approach.